QC Travel

Dokumenty

Polityka Prywatności i pliki cookies

§ 1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze strony internetowej qctravel.pl (dalej: „Serwis”), z prowadzeniem działań marketingowych oraz w związku z zawieraniem i wykonywaniem umów o udział w imprezach turystycznych jest QC Travel Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Włościańska 23/19, 01-710 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001232333, NIP: 5253084662, REGON: 544371703 (dalej: „Administrator”).

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: e-mail: hello@qctravel.pl, poczta: QC Travel Sp. z o.o., ul. Włościańska 23/19, 01-710 Warszawa.

§ 2. Zasady ogólne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej (PKE). Dane przetwarzane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów, na podstawie właściwej przesłanki prawnej, przez czas nie dłuższy niż wymagany dla danego celu.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy o imprezę turystyczną, przygotowania oferty lub udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Bez podania danych wskazanych jako wymagane Administrator nie może zawrzeć umowy ani odpowiedzieć na zapytanie. Zgoda na newsletter i cookies marketingowe jest w pełni dobrowolna i nie warunkuje korzystania z usług.

Osoba dokonująca rezerwacji podaje Administratorowi dane pozostałych uczestników wyjazdu (w tym dzieci). Dane te są przetwarzane w zakresie opisanym w § 3 i § 4. Osoba rezerwująca oświadcza, że jest uprawniona do podania tych danych, i zobowiązuje się przekazać pozostałym pełnoletnim uczestnikom informacje zawarte w niniejszej Polityce.

§ 3. Cele i podstawy przetwarzania danych: zestawienie

Cel przetwarzaniaKategorie danychPodstawa prawnaOkres przechowywania
Zawarcie i wykonanie umowy o imprezę turystyczną (rezerwacja, realizacja wyjazdu)Imię, nazwisko, adres, e-mail, telefon, data urodzenia, PESEL (na potrzeby ubezpieczenia)Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)Przez czas trwania umowy i okres przedawnienia roszczeń: 3 lata od jej wykonania lub terminu, w którym miała zostać wykonana
Dane uczestników niepełnoletnich (dane zdrowotne z Karty Informacyjnej: alergie, choroby, leki)Imię, nazwisko, data urodzenia, PESEL, dane zdrowotne (szczególna kategoria danych)Art. 6 ust. 1 lit. b oraz art. 9 ust. 2 lit. c RODO (ochrona żywotnych interesów dziecka)3 miesiące od zakończenia imprezy; dłużej wyłącznie, jeżeli reklamacja lub postępowanie sądowe wymagają zachowania danych
Wystawianie faktur i dokumentacja podatkowaImię i nazwisko lub firma, adres, NIPArt. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych)5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstało zobowiązanie podatkowe
Obsługa zapytania przesłanego przez formularz w Serwisie, e-mail lub telefon (przygotowanie oferty, odpowiedź na pytania)Imię, nazwisko, e-mail, telefon, treść zapytania, wybrany wyjazd i termin, skład osobowy i wiek uczestników. Dodatkowo, jeżeli Użytkownik wyraził zgodę na cookies marketingowe: identyfikatory kliknięć reklamowych (gclid, fbclid) i parametry kampanii (utm), adres strony wejścia, adres strony odsyłającej, stan zgód z chwili wysyłki oraz techniczny identyfikator zdarzeniaArt. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: obsługa korespondencji i pomiar skuteczności reklam)12 miesięcy od ostatniego kontaktu; dłużej, jeśli korespondencja dotyczy zawarcia umowy (wówczas jak umowa)
Formularze kontaktowe udostępniane w serwisach Meta (Facebook, Instagram), tzw. formularze błyskawiczneImię i nazwisko, adres e-mail, wybrany termin wyjazdu oraz inne informacje podane w formularzuArt. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na kontakt elektroniczny wyrażona w formularzu)12 miesięcy od ostatniego kontaktu; dłużej, jeśli korespondencja dotyczy zawarcia umowy (wówczas jak umowa)
Newsletter: wysyłka informacji o ofertach i nowościachAdres e-mailArt. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 398 PKE (zgoda na komunikację elektroniczną w celach marketingowych)Do chwili wycofania zgody
Marketing bezpośredni: remarketing, reklamy spersonalizowane i pomiar skuteczności reklam (Google, Meta)Dane behawioralne z cookies i podobnych technologii (historia przeglądania, kliknięcia), identyfikatory urządzeń i przeglądarek. Dodatkowo zahaszowane (przekształcone funkcją skrótu SHA-256 przed wysłaniem) dane kontaktowe podane w formularzu zapytania: adres e-mail, numer telefonu, imię, nazwisko. Administrator nie przekazuje tych danych do Google ani Meta w postaci jawnejArt. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na cookies marketingowe wyrażona w banerze)Do wycofania zgody na cookies marketingowe
Dochodzenie i obrona roszczeńDane z umowy i korespondencjiArt. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes)Do upływu okresu przedawnienia roszczeń, co do zasady 3 lata od wykonania umowy
Bezpieczeństwo Serwisu: logi dostępu, wykrywanie nadużyćAdres IP, identyfikatory sesji, znaczniki czasu, dane przeglądarkiArt. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes)12 miesięcy, chyba że logi są dowodem w postępowaniu, wówczas do jego zakończenia

§ 4. Szczególna ochrona danych dzieci

Administrator przetwarza dane zdrowotne uczestników niepełnoletnich (w szczególności informacje o alergiach, chorobach przewlekłych i przyjmowanych lekach) wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa dziecka podczas imprezy turystycznej, w tym podczas zajęć szkółki narciarskiej i animacji. Dane te są udostępniane wyłącznie rezydentowi oraz instruktorom i animatorom współpracującym z Administratorem, zobowiązanym do zachowania poufności, w zakresie bezwzględnie niezbędnym dla opieki nad dzieckiem.

Dane zdrowotne dzieci są przechowywane w formie papierowej (Karta Informacyjna) w warunkach zapewniających poufność (zamknięty sejf lub szafa z zamkiem). Po upływie okresu przechowywania Karty Informacyjne są niszczone w sposób uniemożliwiający odczytanie danych.

Serwis internetowy nie jest skierowany do dzieci w rozumieniu art. 8 RODO. Osoby niepełnoletnie korzystają z Serwisu wyłącznie za zgodą i pod nadzorem rodziców lub opiekunów prawnych. Administrator nie zbiera świadomie danych od dzieci poniżej 16. roku życia bez weryfikowalnej zgody rodzica.

§ 5. Odbiorcy danych

5.1. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora oraz odbiorcy działający jako odrębni administratorzy

  • Ubezpieczyciel: SIGNAL IDUNA Polska Towarzystwo Ubezpieczeń S.A., ul. Siedmiogrodzka 9, 01-204 Warszawa (listy uczestników w celu zawarcia ubezpieczenia oraz gwarancji turystycznej). Ubezpieczyciel jest odrębnym administratorem danych.
  • Obiekty zakwaterowania: hotele, w których realizowana jest impreza turystyczna, w szczególności Hotel Das Saal (Saalfelden, Austria), Hotel Engel (Carezza / Nova Levante, Włochy), Hotel Madonnina (Soraga di Fassa, Włochy), Hotel Villa di Bosco (Tesero, Włochy). Hotele otrzymują dane niezbędne do realizacji zakwaterowania (imię, nazwisko, data urodzenia, liczba i wiek dzieci) i są odrębnymi administratorami danych.
  • Kadra wyjazdu: rezydent, instruktorzy szkółki narciarskiej i animatorzy współpracujący z Administratorem na podstawie umów cywilnoprawnych, zobowiązani do zachowania poufności (dane uczestników niezbędne do prowadzenia zajęć i opieki nad dziećmi).
  • Biuro rachunkowe: Soroban Sp. z o.o. (soroban.pl), dane wymagane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, na podstawie umowy powierzenia.
  • Dostawca hostingu Serwisu i aplikacji: Vercel Inc. (USA), na którego infrastrukturze działa Serwis, w tym panel obsługi zapytań, oraz dostawca usługi bazy danych aplikacji, w której przechowywane są rekordy zapytań i zapisów do newslettera, na podstawie umów powierzenia.
  • Dostawca poczty elektronicznej i narzędzi biurowych: Google Ireland Limited (usługi Google Workspace: Gmail, Dysk Google, Arkusze Google), w których Administrator prowadzi korespondencję z klientami, ewidencję zapytań i rezerwacji oraz przechowuje dane z formularzy błyskawicznych Meta, na podstawie umowy powierzenia.
  • Operator płatności online: jeżeli Administrator uruchomi płatności online, dane niezbędne do przetworzenia płatności będą przekazywane wybranemu operatorowi na podstawie umowy powierzenia; informacja o operatorze zostanie wskazana w niniejszej Polityce.
  • Dostawca narzędzia do wysyłki newslettera: adresy e-mail subskrybentów są obecnie przechowywane wyłącznie w systemie Administratora. W razie powierzenia wysyłki zewnętrznemu dostawcy informacja o nim zostanie wskazana w niniejszej Polityce.
  • Organy publiczne: wyłącznie w zakresie wymaganym obowiązującymi przepisami prawa (np. Urząd Skarbowy, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny w zakresie Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego i Pomocowego, Marszałek Województwa Mazowieckiego jako organ nadzoru nad organizatorami turystyki).

5.2. Dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych

W zakresie narzędzi analitycznych i reklamowych dane są przekazywane następującym podmiotom, które w zależności od usługi działają jako podmioty przetwarzające, współadministratorzy lub niezależni administratorzy danych:

  • Google Ireland Limited / Google LLC: Google Analytics 4 (analityka), Google Ads (reklamy, w tym konwersje rozszerzone) oraz Google Tag Manager (zarządzanie znacznikami). Zakres: dane z cookies i identyfikatory przeglądarki, a po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe także zahaszowane dane kontaktowe z formularza zapytania, służące pomiarowi skuteczności reklam (patrz § 9).
  • Meta Platforms Ireland Limited / Meta Platforms, Inc.: Meta Pixel, Meta Conversions API (przekazywanie zdarzeń z serwera Administratora) oraz Meta Ads, w tym formularze błyskawiczne w serwisach Facebook i Instagram. Zakres: dane z cookies i identyfikatory przeglądarki, a po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe także zahaszowane dane kontaktowe z formularza zapytania, adres IP i dane przeglądarki, służące dopasowaniu zdarzenia do konta użytkownika w serwisach Meta i pomiarowi skuteczności reklam (patrz § 9). Przy formularzach błyskawicznych Meta jest odrębnym administratorem danych w zakresie ich zbierania w swoich serwisach.

5.3. Profile Administratora w mediach społecznościowych

Administrator prowadzi profile w serwisach Facebook i Instagram. Dane osób, które obserwują te profile, reagują na publikowane treści, komentują je lub wysyłają wiadomości prywatne (nazwa profilu, treść komentarza lub wiadomości, podane w niej dane kontaktowe), Administrator przetwarza w celu prowadzenia komunikacji, odpowiadania na pytania i przygotowania oferty, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w zakresie prowadzącym do zawarcia umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Treść wiadomości jest przechowywana przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, a jeśli dotyczy zawarcia umowy, jak umowa. Meta Platforms Ireland Limited jako operator tych serwisów przetwarza dane użytkowników na własnych zasadach, opisanych w jej polityce prywatności, a w zakresie zbiorczych statystyk profilu działa jako współadministrator wspólnie z Administratorem.

§ 6. Przekazywanie danych do państw trzecich (poza EOG)

Dane osobowe mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych Ameryki w związku z korzystaniem z usług następujących dostawców:

Podstawą przekazania danych jest decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. w sprawie ram ochrony danych UE-USA (EU-US Data Privacy Framework) w odniesieniu do podmiotów posiadających certyfikację w tych ramach, a w pozostałych przypadkach Standardowe Klauzule Umowne przyjęte decyzją Komisji Europejskiej nr 2021/914 z dnia 4 czerwca 2021 r. Dane kontaktowe przekazywane do Google i Meta w celach reklamowych są uprzednio haszowane (patrz § 9.4).

§ 7. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane osobowe przetwarza Administrator, przysługują następujące prawa:

PrawoZakres
Prawo dostępu (art. 15 RODO)Prawo do uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe, oraz do otrzymania kopii tych danych wraz z informacją o celach, podstawach i odbiorcach.
Prawo do sprostowania (art. 16 RODO)Prawo do żądania niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
Prawo do usunięcia (art. 17 RODO)Prawo do żądania usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane; gdy wycofano zgodę; gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem. Prawo nie dotyczy danych niezbędnych do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń ani danych przetwarzanych na podstawie obowiązku prawnego.
Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO)Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO (np. gdy kwestionowana jest prawidłowość danych).
Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO)Prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz do przesłania ich innemu administratorowi; dotyczy danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy.
Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO)Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (w tym profilowania w celach marketingowych). Po wniesieniu sprzeciwu Administrator zaprzestaje przetwarzania, chyba że wykaże ważne prawnie uzasadnione podstawy.
Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO)W przypadku przetwarzania na podstawie zgody: prawo do jej wycofania w każdym czasie, w tym zgody na cookies marketingowe i analityczne przez ustawienia banera zgód. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.

Jak skorzystać z praw? Wniosek należy przesłać na adres e-mail: hello@qctravel.pl lub pocztą na adres siedziby Administratora. Administrator rozpatruje wniosek w terminie miesiąca od jego otrzymania (z możliwością przedłużenia o kolejne 2 miesiące przy złożonych żądaniach, o czym Administrator poinformuje wnioskodawcę).

Prawo do skargi: w przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl.

§ 8. Zautomatyzowane decyzje, profilowanie i bezpieczeństwo danych

Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały. Profilowanie ogranicza się do dopasowania i pomiaru reklam w serwisach Google i Meta na podstawie danych z cookies i nie odbywa się bez zgody Użytkownika na cookies marketingowe. Wyliczenie ceny w konfiguratorze na stronie oferty jest kalkulacją na podstawie podanego składu uczestników i nie stanowi decyzji o zawarciu umowy.

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności: szyfrowane połączenie z Serwisem (HTTPS), dostęp do panelu obsługi zapytań i poczty wyłącznie dla upoważnionych osób z uwierzytelnieniem, regularne kopie danych u dostawców infrastruktury, umowy powierzenia z podmiotami przetwarzającymi oraz przechowywanie Kart Informacyjnych z danymi zdrowotnymi dzieci w formie papierowej w zamkniętym miejscu (§ 4).

§ 9. Pliki cookies i podobne technologie

9.1. Czym są pliki cookies?

Pliki cookies (ciasteczka) to małe pliki tekstowe zapisywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu Użytkownika w momencie odwiedzania Serwisu. Serwis korzysta także z pamięci przeglądarki (sessionStorage) do tymczasowego przechowywania informacji w czasie jednej wizyty. Technologie te umożliwiają Serwisowi zapamiętanie wyborów Użytkownika, badanie sposobu korzystania z Serwisu oraz wyświetlanie i mierzenie skuteczności reklam.

9.2. Rodzaje stosowanych plików cookies i technologii

KategoriaPrzykładyCel / opisPodstawa / zgoda
Niezbędneqc_consent, identyfikator sesji, zabezpieczenia formularzyNiezbędne do prawidłowego działania Serwisu: bezpieczeństwo, działanie formularza zapytania, zapamiętanie decyzji Użytkownika dotyczących cookies (qc_consent, 180 dni). Bez nich Serwis nie działa poprawnie.Art. 399 ust. 3 PKE: nie wymagają zgody
Analityczne_ga, _ga_* (Google Analytics 4)Zbierają pseudonimizowane dane o sposobie korzystania z Serwisu (liczba odwiedzin, czas, odwiedzane strony, źródło wejścia), powiązane z losowym identyfikatorem przeglądarki. Umożliwiają doskonalenie Serwisu. Dane trafiają do Google (USA, patrz § 6).Art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 ust. 1 PKE: wymagają zgody. Implementacja z Google Consent Mode v2.
Marketingowe_fbp, _fbc, fr (Meta Pixel), _gcl_au, _gcl_aw (Google Ads), parametry kampanii w sessionStorageUmożliwiają wyświetlanie reklam dopasowanych do zainteresowań Użytkownika na platformach zewnętrznych (Facebook, Instagram, Google) oraz pomiar skuteczności reklam. Po wyrażeniu zgody Serwis zapamiętuje na czas wizyty identyfikatory kliknięć reklamowych i parametry kampanii, z których Użytkownik trafił do Serwisu, i zapisuje je w rekordzie zapytania. W ramach zaawansowanego dopasowania (Meta) i konwersji rozszerzonych (Google Ads) przekazywane są dodatkowo zahaszowane dane kontaktowe podane w formularzu zapytania (patrz 9.4). Dane trafiają do Meta i Google (USA, patrz § 6).Art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 ust. 1 PKE: wymagają zgody. Implementacja z Google Consent Mode v2; Meta Pixel ładowany wyłącznie po zgodzie.

Znaczniki analityczne i reklamowe są zarządzane przez Google Tag Manager, który sam nie zapisuje plików cookies i uruchamia poszczególne narzędzia wyłącznie zgodnie z decyzją Użytkownika w banerze zgód.

9.3. Zarządzanie plikami cookies

Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą banera zgód wyświetlanego przy pierwszym wejściu do Serwisu i dostępnego ponownie w stopce strony pod linkiem „Ustawienia cookies”. Zgodę można wycofać w każdym czasie bez konsekwencji dla korzystania z Serwisu. Wycofanie zgody wstrzymuje dalsze przekazywanie danych do narzędzi analitycznych i reklamowych od chwili wycofania.

Dodatkowo zarządzanie cookies jest możliwe z poziomu ustawień przeglądarki internetowej. Instrukcje dla popularnych przeglądarek:

  • Chrome: Ustawienia, Prywatność i bezpieczeństwo, Pliki cookie i inne dane witryn
  • Firefox: Ustawienia, Prywatność i bezpieczeństwo, Cookies i dane witryn
  • Safari: Preferencje, Prywatność
  • Edge: Ustawienia, Pliki cookie i uprawnienia witryn

Wyłączenie wszystkich plików cookies w przeglądarce może uniemożliwić prawidłowe korzystanie z niektórych funkcji Serwisu, w szczególności z formularza zapytania.

9.4. Pomiar skuteczności reklam z użyciem zahaszowanych danych kontaktowych

Jeżeli Użytkownik wyraził zgodę na cookies marketingowe i wysłał formularz zapytania, Administrator przekazuje do Google (konwersje rozszerzone Google Ads) oraz do Meta (zaawansowane dopasowanie Meta Pixel i Meta Conversions API) adres e-mail, numer telefonu, imię i nazwisko podane w formularzu, przekształcone jednokierunkową funkcją skrótu SHA-256. Przekształcenie następuje przed wysłaniem danych, a odbiorca otrzymuje wyłącznie skrót, który może porównać ze skrótami danych swoich użytkowników. Celem jest przypisanie wysłanego zapytania do kampanii reklamowej, z której pochodzi, i pomiar skuteczności reklam. W przypadku Meta Conversions API zdarzenie jest wysyłane z serwera Administratora i obejmuje dodatkowo adres IP, dane przeglądarki oraz identyfikatory z plików cookies _fbp i _fbc. Bez zgody na cookies marketingowe żadne z powyższych danych nie są przekazywane.

9.5. Statystyki banera zgód

Administrator zlicza wyświetlenia banera zgód oraz liczbę decyzji w poszczególnych kategoriach (akceptacja wszystkich, odrzucenie, wybór z ustawień). Statystyki te zawierają wyłącznie datę i liczbę, bez plików cookies, identyfikatorów Użytkownika, adresów IP ani danych przeglądarki.

9.6. Treści osadzone z serwisów zewnętrznych

Na stronach ofert Serwis wyświetla mapy Google (Google Maps) oraz filmy z serwisu YouTube. Przy wczytaniu takiej treści przeglądarka Użytkownika łączy się bezpośrednio z serwerami Google, które otrzymują adres IP i dane przeglądarki oraz mogą zapisać własne pliki cookies na zasadach opisanych w polityce prywatności Google (https://policies.google.com/privacy). Administrator nie ma wpływu na zakres danych zbieranych przez Google w związku z tymi treściami.

§ 10. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie pod adresem qctravel.pl/polityka-prywatnosci.

Wersją obowiązującą jest dokument PDF. Możesz go pobrać pod stałym adresem - zawsze prowadzi do aktualnej wersji pliku.